วิธีการส่งไฟล์งาน

ขั้นตอนการเตรียมไฟล์และการส่งไฟล์ต้นฉบับ

• ขั้นตอนที่เป็นการเริ่มต้นอยู่ในส่วนของฝ่ายผลิตต้นฉบับสิ่งพิมพ์ การเริ่มต้นขึ้นอยู่กับชิ้นงานว่าเป็นงานชนิดใด เพราะงานแต่ละประเภทจะผ่านขั้นตอนการผลิตต้นฉบับไม่เหมือนกัน หากเป็นงานโฆษณาจะต้องผ่านการวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้า ตีโจทย์ วางคอนเซ็ปต์ คิดคำประกอบ ถ่ายภาพประกอบ เขียนเนื้อเรื่อง และจัดทำต้นฉบับผ่านคอมพิวเตอร์ จากข้อมูลที่ผ่านมาจะเห็นได้ว่าทั้งงานโฆษณาและงานหนังสือ เมื่อมาถึงขั้นตอนสุดท้ายจะต้องมาจบที่คอมพิวเตอร์เป็นส่วนใหญ่ เพื่อผลิตต้นฉบับให้เป็นไฟล์ชนิดต่างๆ ตามความเหมาะสม ซึ่งโปรแกรมที่นิยมใช้ ในการออกแบบสิ่งพิมพ์ ได้แก่ Adobe InDesign, Illustrator, Photoshop, Acrobat, PageMaker, Ouark และ Word ฯลฯ

         โปรแกรมกราฟิกและการเตรียมไฟล์แต่ละชนิด สำหรับไฟล์ที่ได้จากโปรแกรมแต่ละชนิด จะมีคุณสมบัติและวิธีการเตรียมไฟล์ที่แตกต่างกัน โดยมีข้อมูลสำหรับแต่ละโปรแกรม ดังนี้.

• Adobe InDesign
  เป็นโปรแกรมออกแบบสิ่งพิมพ์ที่เหมาะกับงานประเภทจัดหน้าทำหนังสือ หรืองานสิ่งพิมพ์บางชนิด การทำงานคล้ายกับมีโปรแกรม PageMaker และ IIIustrator มารวมกัน หากใครเคยใช้ทั้งสองโปรแกรมที่กล่าวมาแล้ว ก็จะปรับตัวมาใช้ได้ไม่ยาก สำหรับ InDesign นั้นมีโปรแกรมประเภทเดียวกันคือ PageMaker แต่ InDesign นั้นมีโปรแกรมที่กล่าวมาแล้วก็จะปรับตัวมาใช้ได้ไม่ยาก สำหรับ Indesign มีข้อดีเหนือกว่า PageMaker หลายด้าน เพราะมีการพัฒนาให้รองรับการวาดภาพ และเทคโนโลยีใหม่ๆ ได้ดีกว่า ส่วนข้อด้อยที่กำลังได้รับการแก้ไข ก็คือเรื่องฟอนต์ภาษาไทย ซึ่งอีกไม่นานน่าจะหมดปัญหานี้
  ส่วนวิธีการส่งไฟล์ต้นฉบับของ InDesign สะดวกมาก เพราะมีคำสั่ง Package สำหรับรวบรวมไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงานชิ้นที่ต้องการ ตั้งแต่ไฟล์ภาพฟอนต์ที่ต้องใช้มารวมในที่เดียว หลังจากนั้นก็สามารถไรท์ต้นฉบับลงแผ่นส่งได้ทันที โดยไม่ต้องห่วงว่าจะลืมไฟล์ที่จำเป็น
• Adobe Illustrator
  Illustrator เป็นโปรแกรมที่เหมาะสำหรับการวาดภาพ ผลิตไฟล์ต้นฉบับบรรจุภัณฑ์ ปกหนังสือ และสิ่งพิมพ์หลายชนิด การเตรียมไฟล์ควรเลือกใช้โหมด CMYK เป็นมาตรฐาน ส่วนภาพที่นำมาประกอบ (ภาพถ่าย ไฟล์ภาพอื่นที่ไม่ได้เกิดจาก Illustrator) การนำมาใช้ควรเลือกแบบ Link เพื่อลดขนาดของไฟล์ ส่วนตัวอักษรถ้าไม่มีการแก้ไขแล้วควรจะ Create Outline ให้เป็นลายเส้นป้องกันปัญหาฟอนต์ เมื่อตันฉบับเสร็จแล้วให้รวบรวมไฟล์ที่เกี่ยวข้องไร้ท์ส่งที่ฝ่ายผลิต
• Adobe Photoshop
  Photoshop คือหนึ่งในโปรแกรมที่คอมพิวเตอร์เกือบทุกเครื่องมีติดตั้งไว้ Photoshop เป็นโปรแกรมมากความสามารถด้านจัดการแก้ไขและ เป็นโปรแกรมที่ในวงการผลิตสิ่งพิมพ์นิยมใช้ สำหรับผู้ทำต้นฉบับด้วย Photoshop มีสิ่งที่ต้องเน้นคือเรื่อง Resolution ซึ่งจะต้องใช้ค่า 300 Pixels/Inch ขึ้นไปเพื่อความคมชัด และใช้โหมดสี CMYK กับไฟล์ต้นฉบับ ส่วนเรื่องอื่นก็แล้วแต่ว่าผลิตต้นฉบับอะไร เช่น ถ้าทำต้นฉบับโปสเตอร์ก็ต้องมีการเผื่อตัดตกด้วย สุดท้ายหลังจากที่ออกแบบไฟล์ต้นฉบับเสร็จแล้ว ก็สามารถส่งไฟล์ที่เป็นไฟล์ PSD (ไฟล์เฉพาะของ Photoshop) หรือไฟล์ Tiff ไปให้ฝ่ายผลิตได้ โดยแนะนำให้บันทึก (Save) แบบรวมเลเยอร์ไป เพื่อป้องกันผู้อื่นนำงานของเรา ไปดัดแปลง ส่วนไฟล์ที่ไม่ได้รวมเลเยอร์ก็ให้เราเก็บไว้ เผื่อต้องการแก้ไขในภายหลัง
• Adobe Acrobat Professional / distilier
  โปรแกรม สำหรับแปลงไฟล์ต้นฉบับจากโปรแกรมอื่นให้เป็นไฟล์ PDF ที่เป็นไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาตรฐานสากล ซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้หลายทาง โดยเฉพาะงานสิ่งพิมพ์ เมื่อทำเป็นไฟล์ PDF แล้วขนาดไฟล์จะเล็กลงจนสามารถส่งต้นฉบับทางอินเตอร์เน็ตได้อย่างสบายๆ ไม่ต้องห่วงเรื่องฟอนต์และภาพ (เมื่อทำทุกขั้นตอนถูกต้อง) แถมป้องกันการนำไฟล์ต้นฉบับไปแก้ไขได้ในระดับหนึ่งด้วย
• Adobe PageMaker
  โปรแกรม ด้านการจัดหน้าที่คุ้นเคยกับนักออกแบบมานาน PageMaker เป็นโปรแกรมจัดหน้าที่ใช้งานง่าย มีความสามารถในระดับที่ดี แต่ไม่มีการพัฉนาต่อมานานแล้วตั้งแต่เวอร์ชั่น 7 ดังนั้นการใชเทคนิคบางอย่างจึงต้องอาศัยโปรแกรม Photoshop และ Illustrator มาร่วมทำงานก็จะได้ผลงานที่สวยสมใจ โปรแกรมนี้เหมาะกับงานผลิตต้นฉบับหนังสือ แต่ก็สามารถทำงานสิ่งพิมพ์อื่นได้บ้าง ในส่วนของการส่งไฟล์ทำได้ 2 วิธี คือ การส่งเป็นไฟล์ PageMaker โดยตรง ซึ่งต้องรวมสิ่งที่เกี่ยวข้องทั้งหมดส่งไปด้วย เช่น ฟอนต์ ภาพที่ใช้ในงาน (ไม่แนะนำวิธีไม่ลิงก์ภาพ) หรือจะเลือกวิธีแปลงเป็นไฟล์ PDF ก็ได้ Quark Express Quark
  คือ โปรแกรมออกแบบสิ่งพิมพ์ที่นิยมใช้ออกแบบหน้าหนังสือ เป็นโปรแกรมที่ใช้มากในฝั่งยุโรปและแคนาดา สำหรับในไทยไม่ค่อยนิยมจะเห็นใช้บ้าง ในวงการโฆษณาและหนังสือพิมพ์
• Microsoft Word
  เป็นโปรแกรมพื้นฐานที่นักเขียนนิยมใช้ส่วนมากใช้พิมพ์ต้นฉบับแล้วส่งไปให้ทีมออกแบบพัฒนาต้นฉบับให้สวยงาม แต่ถ้าหากไม่มีผู้ออกแบบให้ และไม่ถนัดการใช้โปรแกรมกราฟิกก็สามารถตกแต่งเองใน Word แล้วส่งพิมพ์ก็ได้ซึ่งในผู้ชำนาญWordบางกลุ่มก็สามารถทำให้งานออกมาดูสวยงามไม่แพ้ผลิตต้นฉบับจากโปรแกรมกราฟิกเลย
• EPS
  EPS เป็นชื่อไฟล์ชนิดหนึ่งที่นำมาใช้เป็นไฟล์ต้นฉบับสิ่งพิมพ์ได้มีคุณภาพสูง การแสดงผลบางโปรแกรมจะไม่ชัด แต่เมื่อพิมพ์จริงจะชัด (ยกเว้นภาพต้นฉบับที่ไม่ชัด) ไฟล์ชนิดนี้นิยมแปลงจาก Illustrator การส่งไฟล์ต้นฉบับหลังจากที่จัดทำไฟล์ต้นฉบับเสร็จและจัดเตรียมไฟล์ที่เกี่ยวข้องไว้เรียบร้อยแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนการส่งไฟล์ที่ในปัจจุบันมีอยู่หลายวิธีซึ่งก็ต้องเลือกใช้ตามความเหมาะสม โดยมีหลักการเลือกใช้วิธีส่งไฟล์ดังต่อไปนี้
• บันทึกลงแผ่น CD/DVD
  วิธี บันทึกไฟล์ต้นฉบับลงแผ่นเป็นวิธีมาตรฐานที่ใช้กันมากที่สุดในปัจจุบัน เนื่องจากสะดวกส่งไฟล์ได้ครั้งละมากๆ ราคา CD/DVD สำหรับไรท์ไม่แพง และทำสำเนาได้มากเท่าที่ต้องการ การบันทึกไฟล์ต้นฉบับด้วยการบันทึกลงแผ่น CD/DVD สามารถบันทึกไฟล์โดยตรงก็ได้ หรือจะเลือกบีบอัดด้วยโปรแกรม WinZip หรื WinRAR เพื่อลดขนาดไฟล์ก่อนก็ได้ (กรณีที่บีบอัดไฟล์ทางผู้รับงานจะต้องมีโปรแกรม WinZip หรือ WinRAR ด้วย เพื่อคลายไฟล์ออก)
• บันทึกใส่สื่อดิจิตอลอื่นๆ
  นอก จากการบันทึกไฟล์ต้นฉบับลงแผ่น CD/DVD แล้ว ปัจจุบันยังมีสื่อบันทึกข้อมูลอื่น อีกเช่น ฮาร์ดดิสก์แบบพกพา (External Harddisk) แฟลชไดร์ฟหรือทัมฟ์ไดร์ฟ (Flash Drive or Thumb Drive) หรือแม้กระทั่งคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก (Notebook) โดยสื่อที่ใช้บันทึกข้อมูลเหล่านี้สามารถโอนไฟล์ต้นฉบับด้วยวิธีเหมาะสำหรับ กรณีที่เจ้าของอุปกรณ์นำงานไปส่งเองแต่มีจุดด้วยเพราะไม่เหมาะกับการเก็บไฟล์งานแบบถาวร
• ส่งไฟล์ทางอินเตอร์เน็ต
  การส่งไฟล์ต้นฉบับทางอินเตอร์เน็ตเป็นอีกวิธีหนึ่งที่สามารถเลือกใช้ได้เพราะปัจจุบันมีเทคโนโลยีรองรับ เช่น มีอินเตอร์เน็ตความเร็วสูงขนาดพื้นที่อีเมล์ใหญ่ขึ้น และแนบไฟล์ได้มากขึ้นมีบริการเช่าพื้นที่เก็บข้อมูลแบบออนไลน์มีโปรแกรมลดขนาดไฟล์และที่สำคัญมีไฟล์ PDF ซึ่งเป็นไฟล์มาตรฐานสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณภาพสูงและขนาดไฟล์เล็กจากองค์ประกอบเหล่านี้จึงทำให้การทำงานสะดวกรวดเร็วกว่าเมื่อก่อนที่ต้องเดินทางไปส่งไฟล์เองมาก